Esta página é um auxílio para organizadores de eventos do CAsB. Aqui você encontra orientações gerais sobre como proceder na organização, mas conte sempre com a ajuda de membros mais experientes para que tudo corra da melhor forma.
Tutorial
Saiba como cadastrar eventos no site, controlar inscrições e outros procedimentos relacionados ao site e meios de pagamento.
Cadastro de eventos do CAsB
Para criar um evento é necessário que você esteja registrado no site como organizador ou administrador. Será solicitado seu usuário e senha.
Alterar informações do evento
O mais fácil é clicar em “Editar item” no topo da página do evento, mas se preferir, acesse a lista de eventos clicando no botão abaixo.
Cálculo de mantimentos
Planilha com uma lista de compras e um cálculo baseado no número de inscritos e experiências anteriores. IMPORTANTE: não dispense uma conversa com membros mais experientes sobre as compras.
Orientações para os participantes
Esse documento serve de base para você fornecer orientações aos inscritos. Revise antes de enviar! Informações sobre trajetos não constam no modelo por questões de segurança, acrescente isso.
Alguns pontos para você observar
- eventos de observação que não sejam gratuitos e abertos ao público não devem ter o local divulgado por questões de segurança. Só divulgue para os inscritos;
- para todos os eventos é interessante indicações sobre o local onde ele vai acontecer, pelo menos a localização em um mapa. Para eventos distantes da cidade é muito importante um mapa do trajeto com boas referências e estimativa de tempo de percurso entre um ponto e outro;
- todos os inscritos devem receber um documento com orientações gerais sobre como se comportar em eventos de observação astronômica ou de astrofotografia;
- forneça sempre informações claras sobre os aspectos importantes dos eventos. O básico é deixar muito claras as datas e custos, tanto taxas de inscrição por perfil do inscrito, quanto custos de hospedagem, quando houver. Outras informações podem ser importantes repassar aos inscritos, tais como se no local fará frio, se é amigável para família ou não etc;
- use os canais de comunicação do Clube de Astronomia de Brasília: e-mail marketing para sócios, Facebook, Instagram e Youtube. Também aproveite eventos anteriores para divulgar o que você está organizando;
- conte sempre com a experiência de quem já organizou eventos antes. O CAsB tem um histórico de eventos memoráveis por ter membros capazes e que colaboram para que tudo dê certo;
- conte sempre com a ajuda de outros membros do CAsB, todos estão torcendo pelo sucesso na organização e muitos poderão trabalhar com você para isso;
- faça as contas. É muito importante que o CAsB não tenha prejuízos com os eventos. Existe sempre a preocupação em cobrar barato, em oferecer vantagens aos sócios, e mesmo assim garantir qualidade e boas memórias. Mas é necessário haver um equilíbrio nas contas do clube. Fale com membros mais antigos sobre isso;
- ajude a melhorar a organização dos próximos eventos trazendo feedback para melhorar as orientações e ferramentas;
- boa sorte na organização!